Leg het fundament voor datagedreven werken met drie rollen.
Er zijn veel rollen of functies die een bijdrage kunnen leveren aan goed datamanagement. Hoewel we vaak spreken over rollen en niet over functies, kan de hoeveelheid overweldigend zijn voor organisaties die willen starten of net zijn begonnen met datamanagement. Waar halen we de tijd, mensen en middelen vandaan om dit voor elkaar te krijgen?
In deze blog onderscheiden we drie cruciale rollen waarmee snel en pragmatisch gestart kan worden met datamanagement. Zo krijgt u direct meer grip op data en worden er belangrijke kennis en vaardigheden opgebouwd. De toegevoegde waarde wordt tastbaar, waardoor het makkelijker is om iedereen in de organisatie te overtuigen van verdere investeringen.
Drie cruciale rollen
Rol 1 – Bedrijfseigenaar/ bedrijfseigenaresse
De eerste rol die we adviseren om direct toe te kennen, is die van bedrijfseigenaar. Dit is een rol die bij veel organisaties al belegd of bekend is, omdat elke organisatie beschikt over (senior) managers die verantwoordelijk zijn voor de bedrijfsprocessen. Hier gaat het dus vaak niet direct om het toekennen van de rol, maar om het helder maken van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Wat wordt er van hem of haar verwacht in het kader van goed datamanagement?
Bij de start gaat het vooral om het helder definiëren van de eisen die aan de data worden gesteld om tot succesvolle uitkomsten te komen.
Dus niet: ‘Ik heb altijd perfecte adresdata nodig’
Maar wel: ‘Ik heb een accuraatheid van minimaal 98% nodig van adresdata voor 31 december van ieder jaar’.
De extra opbrengsten van 100% accurate adresdata wegen in dit geval voor de bedrijfseigenaar niet op tegen de extra kosten om de data zo te managen dat de accuraatheid van 100% behaald wordt. Hierin schuilt ook direct een belangrijk basisprincipe. De bedrijfseigenaar maakt data-eisen kenbaar, maar is samen met andere bedrijfseigenaren ook verantwoordelijk voor de (extra) kosten die realisatie van deze eisen met zich meebrengt. Het is belangrijk dat de bedrijfseigenaar zowel de voordelen als kosten ervaart, zodat hij zelf op zoek kan naar de juiste balans.
Rol 2 – Data-eigenaar
Bedrijfseigenaren die problemen ervaren of kansen zien, hebben iemand nodig die verantwoordelijk is voor data: de data-eigenaar . De rol is gelijk aan de bedrijfseigenaar en moet daarom bij voorkeur ook op managementniveau worden belegd. De data-eigenaar krijgt mandaat, beslissingsbevoegdheid en budget om te kunnen handelen. En uiteraard kunnen bepaalde taken worden gedelegeerd, maar de data-eigenaar blijft altijd eindverantwoordelijk.
Wanneer data-eigenaren direct verantwoordelijk worden voor alle onderdelen van data, zoals definities, kwaliteit, lifecycle management, toegang en ethiek, kan de rol als overweldigend worden ervaren waardoor het lastiger te combineren is met de bestaande managementtaken. Daarom adviseren wij om klein te beginnen. Bijvoorbeeld met het vaststellen van eenduidige definities en het managen van een aantal dimensies van datakwaliteit, zoals accuraatheid en compleetheid. Als dit werkt, kunnen er vervolgens extra verantwoordelijkheden worden toegevoegd. Zorg ervoor dat mandaat en beschikbare middelen hierin meegroeien.
Rol 3 – Data Steward
Het toekennen van bedrijfs- en data-eigenaren is een goede eerste stap. Alleen is er meer executiekracht nodig om ook om daadwerkelijk te kunnen starten. We hebben een rol nodig die zowel strategisch en tactisch kan meedenken over hoe te starten. Bijvoorbeeld met welke dimensies van datakwaliteit we kunnen beginnen. Deze faciliterende rol noemen wij de Data Steward.
Er zijn veel verschillende typen Data Stewards. In volwassen organisaties treffen we vaak een hiërarchie aan, waarbij meer junior Stewards operationeel bezig zijn en de meer ervaren Data Stewards bezig zijn met datastrategie- of beleidsvraagstukken. Zeker in de beginfase moet de Data Steward ook echt met de voeten in de modder. Bijvoorbeeld door het maken van templates, helpen met opstellen van datadefinities, datakwaliteitsrapportages (laten) opmaken of dataproblemen verzamelen. Ga op zoek naar mensen binnen de organisatie die hier energie uit halen én die voldoende tijd per week kunnen worden vrijgespeeld.
De Data Steward is de spin in het web. Een belangrijke rol om een echte start te maken met datamanagement. Dit betekent onder andere het bij elkaar brengen van bedrijfs- en data-eigenaren, en het op gang krijgen van het proces. Uiteraard vraagt dit competenties, kennis en vaardigheden. Het is belangrijk dat nieuwe Data Stewards hierin worden opgeleid en deze competenties blijvend worden opgebouwd.
Toegepast in de praktijk
Vanuit deze drie rollen kan een organisatie groeien in volwassenheid. De rollen kunnen worden verdiept of wanneer een rol te veel taken krijgt, kan deze verdeeld worden op specialisme. Zorg ervoor dat de rollen die worden toegekend direct een duidelijke en zichtbare bijdrage leven aan de organisatie.
Hieronder volgen twee voorbeelden hoe Novius, onderdeel van Royal HaskoningDHV heeft geholpen om dit in de praktijk te brengen. Hierbij geldt dat iedere organisatie uniek is en de gekozen aanpak en snelheid hier ook op afgestemd moet worden. Daarom zijn deze voorbeelden geen 1-op-1 weergave van bovenstaande blog.
Voorbeeld Zaadveredelingsbedrijf
Novius, onderdeel van Royal HaskoningDHV heeft een groot internationaal zaadveredelingsbedrijf geholpen bij het starten met datamanagement. Allereerst is er gestart met het neerzetten van een visie op datamanagement. Toegespitst op de stand van zaken bij deze organisatie is er gekeken welke rollen nodig zijn en wat deze precies gaan doen. Er is gekozen om een start te maken met Data Stewards. Dit waren veelal professionals met veel (data)kennis van de verschillende domeinen van de organisatie, zoals klant en product.
Het bleek dat wereldwijd in veel gevallen andere definities werden gebruikt, waardoor soms appels met peren vergeleken werden. Het spreken van één taal werd als een belangrijk fundament en vertrekpunt gezien. Aan de Data Stewards de taak om per domein een woordenboek op te zetten met daarin de belangrijkste bedrijfs- en technische definities van de data. Om dit op een eenduidige manier te doen, werd er centraal een Data Governance rol belegd bij de manager Datalab. Zo hoeft het wiel niet opnieuw uitgevonden te worden en wordt er op een meer uniforme manier gewerkt.
Novius, onderdeel van Royal HaskoningDHV heeft hierbij geholpen en de rol van manager Datalab interim ingevuld om zo een start te maken met het proces. We zijn momenteel bezig met het toekennen van andere rollen, zoals die van data-eigenaar binnen verschillende domeinen.
Voorbeeld uitvaartorganisatie en verzekeraar
Data speelt een essentiële rol in de bedrijfsvoering van de uitvaartorganisatie en verzekeraar. Gebrekkige beschikbaarheid van data kan ervoor zorgen dat de uitvaartorganisatie en verzekeraar klanten niet goed kan helpen en een lage kwaliteit van data kan ervoor zorgen dat de verkeerde beslissingen worden genomen in de sturing van de organisatie. De 3 miljoen leden van de uitvaartorganisatie en verzekeraar verwachten dat hun data met zorg wordt verwerkt en er zijn toezichthouders die hierop toezien. Wanneer niet aan hun verwachtingen wordt voldaan, kan dit aanzienlijke imagoschade en hoge boetes tot gevolg hebben.
Uiteraard wil de uitvaartorganisatie en verzekeraar deze risico’s wegnemen, maar ook data inzetten om betere beslissingen te nemen. Kortom: het managen van data is een belangrijke asset die de nodige aandacht en beheer vergt.
Om dit realiseren, zijn verschillende rollen gedefinieerd. Vooral data-eigenaren en Data Stewards. Binnen de uitvaartorganisatie en verzekeraar bestaan verschillende business domeinen, zoals bijvoorbeeld ‘Verzekeren’ of ‘Uitvaartverzorging’. Ieder domein heeft nu een data-eigenaar en ook een Data Steward die een uitgebreide training hebben gekregen. En Novius, onderdeel van Royal HaskoningDHV heeft een senior Data Steward geleverd voor de begeleiding van twee junior collega’s.
Daarnaast heeft Novius, onderdeel van Royal HaskoningDHV de Data Inspiratie dag mogen organiseren waardoor iedereen binnen de organisatie geïnspireerd is geraakt om de mogelijkheden die data biedt eerder te herkennen.
