Het raamwerk voor het integraal inrichten van procesorganisaties
De eerste blog ging over de essentiële vraag: “Hoe kan ik effectief en efficiënt de gewenste strategische en business veranderingen doorvoeren binnen mijn organisatie?" Deze blog liet zien met wat voor type vraagstukken en veranderingen organisaties geconfronteerd worden. Ook beschreven we waarom een goed ingerichte procesorganisatie hier een antwoord op kan geven.
In deze tweede blog gaan wij (Lars Krewinkel en Stijn Hollander) dieper in op hoe we organisaties helpen met hun strategische en business veranderingen. Hiervoor hebben we een raamwerk ontwikkeld. Zo kunnen we een goed ingerichte procesorganisatie in samenhang realiseren. Daarmee ondersteunen we jouw organisatie in de gewenste veranderingen.
Het Novius raamwerk voor een procesgerichte organisatie
De procesorganisatie bestaat uit meerdere onderdelen, waaronder procesarchitectuur & -modellen, procesmanagement, procesrollen en procescultuur. Deze onderdelen zijn nauw met elkaar verbonden en moeten we op alle niveaus van de organisatie inrichten. In ons raamwerk (zie afbeelding 1) hebben we deze onderdelen gedetailleerder uitgewerkt en in samenhang gevisualiseerd.
Wij maken van dit raamwerk gebruik om onze klanten goed te ondersteunen bij het implementeren van hun strategische en business veranderingen. We zien namelijk dat deze veranderingen vaak impact hebben op meerdere onderdelen van de procesorganisatie. Daarom is het belangrijk om deze onderdelen niet los te beschouwen, maar juist in samenhang te veranderen.
Strategische niveau
De strategische speerpunten en doelen worden op het strategische niveau (het groene vlak van ons raamwerk) vertaald naar de juiste visie, kaders en doelstellingen voor de procesorganisatie. Dit geeft richting aan de inrichting van je procesorganisatie op tactisch en operationeel niveau. Belangrijke onderdelen op strategisch niveau zijn:
Positie in de waardeketen
Vaststellen welke positie in de waardeketen je wil innemen, welke connecties met andere schakels cruciaal zijn voor jouw dienstverlening en keten breed leren en optimaliseren.
Visie op procesorganisatie
Formuleren van een heldere visie en gewenste volwassenheidsniveau voor de procesorganisatie op basis van de strategische doelen en speerpunten; wat wil je met de procesorganisatie bereiken?
Doelen & succesfactoren
Vertalen van de bedrijfsstrategie naar heldere doelen en succesfactoren voor je procesorganisatie.
Governance
Herzien van de huidige governancestructuur van je organisatie om deze beter aan te laten sluiten op de gewenste inrichting van de procesorganisatie. Dit moet bijdragen aan het realiseren van de gestelde doelen en succesfactoren.
Tactische niveau
Op het tactische niveau (het grijze vlak van ons raamwerk) wordt de inrichting van de procesorganisatie vastgesteld op basis van de visie, kaders en doelstellingen op het strategische niveau. Belangrijke onderdelen op tactisch niveau zijn:
Procesarchitectuur
In kaart brengen van het huidige en gewenste processenlandschap (ketenprocessen, bedrijfsprocessen en werkprocessen) binnen de organisatie en principes voor processen.
(Her)ontwerpen en inrichten
(Her)ontwerpen en inrichten van specifieke processen om de doelen en succesfactoren te realiseren. Bepalen welke data er nodig is ter ondersteuning van de processen.
Business technologie
Keuzes maken, business requirements opstellen en principes uitwerken over waar de technologie aan moet voldoen. Dit geeft richting aan het selecteren en implementeren van technologie.
Analyseren en verbeteren
Voortdurend analyseren van de huidige prestaties van de procesorganisatie om deze gericht en continu te kunnen verbeteren.
Operationele niveau
Op het operationele niveau (het blauwe vlak van ons raamwerk) worden de daadwerkelijke acties uitgevoerd. Deze acties vloeien voort uit de vorige niveaus door de processen, governance en technologieën te implementeren en uit te voeren. Een belangrijk onderdeel op dit niveau is:
Uitvoeren en optimaliseren
Actief uitvoeren van de gewenste processen om de strategie daadwerkelijk te realiseren. En meten of de gewenste prestaties tijdens het uitvoeren van de processen gehaald worden en of de genomen acties ervoor zorgen dat de strategie wordt gerealiseerd. Onderdelen van de operatie moeten hierbij goed met elkaar samenwerken en continu bezig zijn om de operatie verder te optimaliseren.
Capabilities en organisatie-inrichting
Daarnaast heeft een organisatie de juiste capabilities en organisatie-inrichting (linker en rechter vlak van ons raamwerk) nodig om de procesorganisatie op alle niveaus optimaal te laten functioneren. Zonder de juiste capabilities en organisatie-inrichting zal de effectiviteit van de onderdelen een stuk lager zijn.
Deze capabilities hebben betrekking op de competenties van de mensen, zoals proces competenties en informatiemanagement competenties. Ook heeft het betrekking op de kennis over methoden, zoals Business Process Management and Notation (BPMN) en Decision Model and Notation (DMN). En op de technologieën binnen een organisatie, zoals process automation/RPA, process mining en low code.
De organisatie-inrichting gaat over het aanpassen van de structuur van de organisatie op basis van de procesorganisatie en het procesmodel. Daarbij gaat het ook om het inbedden van procesrollen en procesmanagement in de organisatie én het organiseren van de samenwerking tussen business en IT.
De organisatie-inrichting van een toekomstbestendige organisatie
Om succesvol te worden en te blijven, is het noodzakelijk dat organisaties hun organisatiestructuur transformeren op basis van het procesmodel. Dat creëert een logische flow van klantvraag naar gewenst product of dienst. Het uiteindelijke doel is niet alleen vanuit de eigen organisatie te redeneren en te organiseren, maar vanuit de hele keten. Daarnaast is het nodig om het procesmanagement en een aantal procesrollen goed in te bedden in de organisatie. Om zo de voorgaande transformatie te ondersteunen. Zo’n transformatie vraagt om een andere samenwerking tussen business en IT. Daarbij gaat het om een business en IT fusion die steeds meer met elkaar verweven raken en samen producten en diensten ontwikkelen en voortbrengen.
Gebruik van het raamwerk
Ons raamwerk schetst een integraal beeld van de procesorganisatie en de samenhang tussen de verschillende onderdelen die hierin vallen. Dit betekent niet dat we bij elk project alle onderdelen moeten veranderen. Onze ervaring is dat de focus vaak op één of enkele onderdelen ligt. Bijvoorbeeld het optimaliseren van een bepaald proces of het selecteren en implementeren van een nieuw IT-systeem. Daarbij is het goed om te beseffen dat deze onderdelen nooit op zichzelf staan. Daarom heb je een referentiepunt nodig. Dat maakt duidelijk waarmee nog meer rekening moet worden gehouden bij bijvoorbeeld een procesoptimalisatie. Het raamwerk biedt hier handvatten voor.
Grote strategische veranderingen hebben daarentegen een meer integrale en gestructureerde aanpak nodig. Denk hierbij aan het implementeren van datagedreven werken, het realiseren van een wendbare organisatie of de beweging naar een klantgerichte organisatie. Om deze veranderingen daadwerkelijk te realiseren, is het noodzakelijk om een analyse uit te voeren op alle onderdelen van het raamwerk. En hierbij de benodigde aanpassingen te identificeren. Dit kan overigens op een agile of stapsgewijze manier.
Maar wat doen wij nou precies in de praktijk om organisaties te helpen in hun strategische en business veranderingen? Hoe gebruik je dit raamwerk nu praktisch binnen een project? In de derde en laatste blog lees je hier alles over.
Meer weten?
Neem contact op met Lars Krewinkel of Stijn Hollander, beide Business Consultants, of neem contact met ons op.
Lees ook de overige blogs uit deze blogreeks:
Opleiding Business Process Management
Ben je geïnteresseerd in onze opleiding Business Process Management, klik dan hier.
