Deel 1 van 3 - Een goed ingerichte procesorganisatie?
Blog deel 1 van 3 - Een goed ingerichte procesorganisatie: het antwoord op strategische en business vraagstukken!
- Ben je een manager die wil ontdekken hoe je veranderinitiatieven daadwerkelijk kunt realiseren?
- Wil je als afdelings-, proces- of informatiemanager de bewustwording van je collega’s vergroten met betrekking tot de toegevoegde waarde van een goed ingerichte procesorganisatie?
Dan is deze serie blogs iets voor jou! In een serie van drie blogs gaan wij dieper in op wat het belang is van een goed ingerichte procesorganisatie. En hoe wij binnen Novius hier vorm aan geven om dit te kunnen verwezenlijken bij onze klanten.
De eerste blog gaat over de essentiële vraag: “Hoe kan ik effectief en efficiënt de gewenste strategische en business veranderingen doorvoeren binnen mijn organisatie?”
Aanpassen aan de maatschappij
De wereld verandert en wordt steeds complexer. Daar worden organisaties mee geconfronteerd. Zij moeten zich continu kunnen aanpassen om relevant te blijven. Dat leidt tot allerlei strategische vraagstukken die worden gedreven door de omgeving waarin een organisatie opereert. Ook wel ‘outside-in’ (zie afbeelding 1 voor voorbeelden in het groen). Zo hebben organisaties te maken met een steeds veeleisendere maatschappij, consument en medewerker:
De maatschappij hecht een groter belang aan organisaties die waarde toevoegen aan de maatschappij. Dat moet dan ook op een verantwoorde en duurzame manier. Thema’s als ethiek, privacy, personificatie, digitalisering, technologische ontwikkeling en schaarste van middelen spelen een belangrijke rol.
De verwachtingen van de consument nemen toe. Organisaties moeten in staat zijn om snel en persoonlijk te reageren op klantvragen. Ook moeten zij producten aanbieden die voldoen aan alle persoonlijke en gemeenschappelijke eisen.
De medewerker is op zoek naar een stimulerende omgeving waarin ze worden uitgedaagd en zich kunnen ontwikkelen.
Naast de strategische vraagstukken, hebben organisaties ook te maken met allerlei business vraagstukken (zie afbeelding 1 voor voorbeelden in het blauw). Deze vraagstukken ontstaan vanuit de dagelijkse operatie. Oftewel ‘inside-out’. Denk hierbij aan de wens om een nieuw systeem te selecteren en implementeren, omdat het huidige systeem verouderd of niet future-proof is. Of het optimaliseren van processen, zodat deze meer gestroomlijnd lopen. Een ander voorbeeld is het toepassen van nieuwe technologieën die in de markt beschikbaar zijn en allerlei mogelijkheden bieden tot betere dienstverlening of automatisering van processen. In alle gevallen is het van belang dat deze business vraagstukken altijd bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie. Het moeten geen doelen op zichzelf worden.
Zowel strategische vraagstukken als business vraagstukken leiden vaak tot veranderinitiatieven in de organisatie. Het is daarom van belang deze veranderingen op een gestructureerde én flexibele manier te implementeren. Zo worden en blijven we succesvol.
Afbeelding 1: Voorbeelden van strategische (groen) en business vraagstukken (blauw)
Een excellente procesorganisatie
Een goed ingerichte procesorganisatie ondersteunt in het succesvol, gestructureerd én flexibel implementeren van veranderinitiatieven. Hierdoor kan een organisatie succesvol de verschillende strategische en business vraagstukken oppakken.
Een goed ingerichte procesorganisatie draagt namelijk bij aan:
- Het correct, volledig en in samenhang implementeren van veranderingen;
- De verbetering van procesdenken binnen de organisatie waardoor bedrijfsactiviteiten niet vanuit silo’s of aparte afdeling, maar in samenhang worden benaderd;
- Klantgerichter werken doordat bedrijfsprocessen klant-tot-klant zijn ingericht. De focus ligt op bedrijfsactiviteiten die daadwerkelijk waarde creëren voor de klant;
- Een betere wendbaarheid én beheersing door een samenhangende bedrijfsinrichting. Doordat er meer overzicht is, kan er sneller en beheerster worden ingespeeld op veranderingen;
- Efficiëntie en korte doorlooptijden doordat bedrijfsactiviteiten die geen waarde toevoegen, worden geëlimineerd of geautomatiseerd;
- Voortdurende verbetering en innovatie die gericht zijn op waardecreatie voor de klant.
Hierdoor stellen we organisaties in staat om de beoogde waarden en doelen, die voortkomen uit de strategische en business veranderingen, daadwerkelijk te realiseren.
Wat is procesorganisatie?
De procesorganisatie is breder dan alleen een overzicht van alle processen (procesarchitectuur en -modellen) binnen een organisatie. Onderdelen die hierin niet mogen ontbreken zijn: procesmanagement, procesrollen en procescultuur.
Procesmanagement zorgt ervoor dat je processen op een gestructureerde manier kunt aansturen en verbeteren. Denk hierbij aan duidelijke governance voor beslissingen en KPI’s om processen te meten en continu te verbeteren.
Binnen de verschillende procesrollen zijn de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot bedrijfsprocessen vastgelegd om de procesorganisatie te ondersteunen. Bijvoorbeeld proceseigenaren die verantwoordelijk zijn voor het verbeteren van een proces. Of procesmanagers die ondersteunen in het in kaart brengen van het proces en dit blijven verbeteren.
Een sterke procescultuur draagt bij aan de effectiviteit van de procesorganisatie. Hierbij is het procesdenken verankerd in alle medewerkers en ligt de nadruk op waardecreatie voor de klant. Hierdoor vermijden we het werken in silo’s en voegen processtappen waarde toe voor klanten. Het ontwikkelen van de juiste competenties is hiervoor van groot belang.
Het Novius raamwerk
Maar hoe kom je dan tot een goed ingerichte procesorganisatie? We helpen klanten hierbij aan de hand van ons Novius raamwerk en onze aanpak. Naast het management, nemen we alle lagen binnen de organisatie hierin mee.
Ben je nieuwsgierig geworden? In de komende twee blogs zullen we ons raamwerk en onze aanpak verder toelichten. Stay tuned!
Voorbeelden van een strategisch vraagstuk
Organisatie: een wereldwijd bedrijf actief in de voedselindustrie
Vraag: de organisatie van productgericht naar klantgericht veranderen.
Opdracht: het uitdenken, ontwerpen en realiseren van alle benodigde veranderingen om als organisatie klantgericht te werken. Denk hierbij aan een compleet nieuw ingerichte manier van werken met een nieuw proceslandschap, nieuwe rollen en nieuwe IT-ondersteuning.
Organisatie: een toonaangevende autoleasemaatschappij
Vraag: het verhogen van de efficiëntie, wendbaarheid en automatisering van de organisatie om met dezelfde mensen meer werk te kunnen doen en concurrerend te blijven.
Opdracht: het realiseren van een procesorganisatie, inclusief het in kaart brengen van het processenlandschap, de inrichting van procesmanagement en procesrollen en de aansluiting op de IT-organisatie.
Voorbeelden van operationele vraagstukken
Organisatie: een maatschappelijke stichting
Vraag: een overzicht creëren in de projectactiviteiten van de stichting in verband met de nieuwe regels vanuit de overheid rondom rapporten.
Opdracht: het ontwikkelen en implementeren van een nieuwe en uniforme manier van werken en het begeleiden van de selectie en implementatie van een projectmanagement systeem.
Meer weten?
Neem contact op met Lars Krewinkel, Senior Business Consultant bij Adviesgroep Novius of neem contact op met ons.
Lees ook de overige blogs uit deze blogreeks:
Opleiding Business Process Management
Ben je geïnteresseerd in onze opleiding Business Process Management, klik dan hier.
Toppositie: Adviesgroep Novius bij beste adviesbureaus van Nederland.
Dit jaar behoren we opnieuw tot de diamond level groep van de beste IT architectuur adviesbureaus! Daarnaast zijn we bekroond met een platinum level voor zowel IT Strategie als Procesmanagement. Lees hier het volledige bericht en ontdek onze rankings.