Prioriteren kun je leren: acht aandachtspunten - Deel 2

In het vorige deel van het blog hebben we je meegenomen in de talloze keuzes die we elke dag maken: onze kleding, de route naar werk, onze lunch en hoe we onze vrije tijd invullen. Aangezien tijd, geld en andere middelen slechts eenmaal ingezet kunnen worden, is het essentieel om te prioriteren. Ook op de werkvloer gaat dit principe op. Daarom hier het vervolg op de acht aandachtspunten voor effectief prioriteren:

5. Bepaal vooraf met welk doel je gaat prioriteren 

Voordat je begint met prioriteren, is het belangrijk om duidelijk te bepalen met welk doel je dit proces ingaat. Als het doel is om te komen tot een definitieve en eenduidige lijst van taken in de juiste volgorde, is het essentieel dat er vanuit het management mandaat is om de beslissingen die gemaakt worden door bijvoorbeeld de Product Owner of teamleider te ondersteunen.

Aan de andere kant kan het doel van prioriteren ook zijn om advies te geven aan het management over welke taken op korte en lange termijn aangepakt moeten worden. In dit geval is mandaat minder cruciaal. Ongeacht het doel, is het verstandig om vooraf te bespreken wat verwacht wordt van het prioriteringsproces: dient het als een advies of als een definitieve besluitvorming voor het project of team? Deze voorbereiding helpt om het prioriteringsproces effectief en doelgericht te maken.

6. Zorg dat de juiste (hoeveelheid) mensen aanwezig zijn

Prioriteren doe je zelden alleen. Inbreng van collega’s met verschillende expertises en uit verschillende lagen van de organisatie is waardevol. Denk goed na over welke collega’s je wilt betrekken. Nadat de prioriteiten bepaald zijn, wil je liever niet horen dat bepaalde perspectieven niet zijn meegenomen, of dat er werk, projecten of andere activiteiten ontbreken die óók meegenomen moesten worden.

Overweeg ook in hoeverre je collega’s met uitgebreide inhoudelijke kennis laat deelnemen. Hun bijdragen kunnen van grote waarde zijn, maar te diepgaande technische discussies kunnen het proces vertragen. Hetzelfde geldt voor het betrekken van MT-leden of collega's met mandaat. Soms is hun aanwezigheid niet noodzakelijk; het kan juist krachtig zijn als zij vertrouwen op de expertise van de betrokken specialisten. Maak dus een bewuste keuze wie je wél en wie je níet bij een prioriteringssessie wil hebben.

7. Kies een prioriteringsmethode die iedereen kent of snapt

Het is essentieel om een prioriteringsmethode te kiezen die voor alle deelnemers begrijpelijk is. Er zijn verschillende methoden beschikbaar om prioriteiten te stellen, zoals Weighted Shortest Job First (WSJF), vaak gebruikt in Scaled Agile omgevingen, het MoSCoW-model, de Eisenhower Matrix, of de impact/effort matrix. Een, andere, pragmatische benadering is ook het afwegen van de bijdrage aan strategische doelen tegenover uitvoeringsrisico's.

Het is cruciaal dat iedereen de gekozen methode kent of dat deze goed wordt uitgelegd en past binnen de organisatiecontext. Zo heeft bijvoorbeeld in de WSJF-methode het aspect 'risico' een prominente rol, wat deze methode geschikt maakt voor sectoren waar risicomanagement vitaal is, zoals de financiële sector. Definieer duidelijk wat wordt beschouwd als 'veel' of 'weinig' binnen de gebruikte methode. Vage termen zoals "weinig waarde" of "veel doorlooptijd" kunnen verwarring scheppen tijdens discussies. Concrete definities helpen om het onderlinge begrip te vergroten en dragen bij aan een inhoudelijk sterke discussie. Blijf echter weg uit té inhoudelijke discussies: een prioriteringsmethode is een hulpmiddel, en geen exacte wetenschap.

8. Bedenk: je prioritering is (direct) verouderd

Houd er rekening mee dat prioriteiten in een dynamische wereld snel kunnen veranderen. Onvoorziene omstandigheden, zoals een ‘invlieger’ vanuit het management of een over het hoofd gezien project, kunnen de bestaande prioriteitenlijst direct achterhaald maken. Is dat erg? Nee! Het hebben van een duidelijk gedefinieerde prioriteitenlijst helpt je enorm om transparant te zijn naar je stakeholders toe op het moment dat je hiervan af gaat wijken. Flexibiliteit is essentieel in een snel veranderende omgeving. Daarom is het belangrijk dat prioritering een terugkerend proces is, dat regelmatig plaatsvindt—of dat nu elke sprint, elk kwartaal of elke budgetcyclus is. Het liefst zo iteratief mogelijk, zodat je met (grote) regelmaat met elkaar bewust stilstaat bij of je nog bezig bent met de goede onderwerpen

Prioriteren met Business Transformatie Planning

Prioriteren vormt een kernonderdeel van onze "Business Transformatie Planning" (BTP)-methode, die we al 25 jaar gebruiken om organisaties te ondersteunen bij hun transformatieprocessen. We beginnen altijd met een grondige analyse van de strategie, de strategische uitgangspunten en architecturen, voordat we overgaan tot het definiëren en prioriteren van activiteiten. Pas wanneer we een volledig overzicht hebben, kunnen we vaststellen wat het meest belangrijk is.

Ik hoop dat de tips in dit artikel je zullen helpen bij je volgende prioriteringssessie. Meer weten over onze BTP-aanpak of heb je vragen? Neem contact met mij op, of kijk op onze website!

Zelf, of met jouw team, leren om van strategie naar uitvoering komen? Bekijk dan de opleiding Business Transformatie Planning!

Dit artikel is geschreven door: