Deel 2 van 4: How? Sturen met architectuur

Een praktische aanpak om middels een enterprise architectuur proces strategische verandering te realiseren

De eerste blog ging over de existentiële vraag: de Why? van architectuur. Ik beschreef hoe architectuur binnen een organisatie kan bijdragen aan beheerst veranderen richting de optimale bedrijfsinrichting. Deze blog licht een tipje van de sluier op over hoe we dat als Novius, een bedrijf van Royal HaskoningDHV, doen: praktisch gebruik van marktstandaarden, toegepast met vakmanschap.

Introductie van ons enterprise architectuur proces

Om het werk van een architect die stuurt op veranderingen te illustreren gebruik ik de metafoor van een bestemmingsplan. In een bestemmingsplan wordt er aangegeven wat er met een ruimte binnen een bepaalde gemeente mag gebeuren. Het bestemmingsplan bevat een plankaart of verbeelding van de ruimte en de daarbij behorende regels en/of voorschriften. Zo wordt er opgenomen of er gebouwd mag worden binnen de bestemming en onder welke voorwaarden (bv. beleidskaders).

Maak je de vergelijking met een bedrijf, dan kunnen we het bestemmingsplan vergelijken met de architectuur voor een bedrijf. In deze architectuur worden afspraken gemaakt, uitgangspunten geformuleerd en eveneens wordt rekening gehouden met beleidskaders. Architectuur is niets anders dan het concreet maken van een plan met daarin afspraken die gemaakt zijn over de nieuwe bedrijfsinrichting en het uiteindelijke resultaat waar de architectuur aan moet voldoen: het "totaalplaatje". Omdat er in een bedrijf vaak sprake is van een bestaande inrichting is het handig om deze situatie (de "Ist") ook concreet te maken, op hetzelfde abstractieniveau als de doelsituatie ("Soll"). Zo zijn ze tegen elkaar af te zetten en wordt duidelijk wat er concreet gaat veranderen.

Daar eindigt de metafoor wat mij betreft. Want waar bestemmingsplannen voor jaren gelijk blijven is de bedrijfsarchitectuur dynamischer. Architecten moeten veel meer rekening houden met verandering. Hierbij past een iteratieve werkwijze waarmee vanuit het "totaalplaatje" (houtskoolschets met inrichtingsprincipes) en vanuit de strategische doelstellingen steeds een deel van de bedrijfsinrichting wordt verbeterd. De architect stuurt hierin zelf mee: door het inbrengen van innovatieve concepten in dienstverlening, bedrijfsvoering of technologie. En door het gebruik van best-practices vanuit referentiearchitecturen (bv. GEMMA voor gemeenten of Enterprise Integration Patterns voor integratie vraagstukken).

De aanpak die wij hiervoor gebruiken is de Novius Architectuur Methode. Deze is gebaseerd op bekende methoden en technieken, waaronder TOGAF, Archimate, SAFe, DYA, etc. Waar andere methoden wel eens theoretisch blijven hebben wij de verbinding gemaakt met wat er in de praktijk werkt en wat niet werkt. Voor het beschrijven van architecturen hebben wij bijvoorbeeld een selectie gemaakt van veelgebruikte modellen en views in een Stijlgids. En voor de inrichting van de architectuurfunctie zijn duidelijke handvatten te geven. Desondanks is er voor het werken met architectuur geen vaststaand recept. Uiteindelijk doorslaggevend is het vakmanschap van de architect. Dat is gebaseerd op een aantal competenties, creativiteit en wordt ontwikkeld door ervaring in de praktijk.

We verbeelden de Novius Architectuur Methode als een koffertje, dat elke architect met zich meedraagt om zijn werk te doen. In de volgende blogs ga ik dieper in op de verschillende aspecten van het koffertje, maar hieronder licht ik nog wel de architectuurprocessen en bijbehorende producten toe die we gebruiken om te sturen met architectuur.

De Novius Architectuur Methode

Hoe stuurt een architect met dit koffertje, met de Novius Architectuur Methode? Wij gaan uit van drie processen waarin de architect een rol speelt om te borgen dat er een samenhangende inrichting van het bedrijf ontstaat:

Wij gaan uit van de drie processen waarin de architect een rol speelt om te borgen dat er een samenhangende inrichting van het bedrijf ontstaat. Met de inrichting van de architectuurfunctie moeten deze processen worden geïmplementeerd.

Ontwikkelen enterprise architectuur, hiermee wordt de huidige bedrijfsinrichting in modellen beschreven en krijgt de toekomstige inrichting vorm met behulp van principes en doelarchitectuur. Ik breng graag het bestemmingsplan in herinnering: dit beschrijft de inrichting van een gemeente als geheel.

Toepassen enterprise architectuur, de architect gebruikt de enterprise architectuur om te sturen op veranderingen: bv. bij het ontwikkelen van het veranderportfolio met behulp van een business tranformatieplan en daarvan afgeleide roadmap, of voor een startarchitectuur om een concrete verandering te sturen. In termen van ruimtelijke ordening helpt de architect bij het uitwerken van een nieuwe woonwijk: waar komen de scholen, de winkels en het OV?

Uitvoeren veranderactiviteiten, hiervoor kan de architect bijdragen aan innovaties waar kansrijke ideeën met behulp van analyses en experimenten worden uitgewerkt tot volwaardige projectvoorstellen danwel epics. Of aan het ontwerp en de ontwikkeling van oplossingen die door veranderactiviteiten gerealiseerd worden. Voor een gemeente helpt de architect bij de selectie van een bouwer en begeleidt hij/zij de bouw door erop toe te zien dat er conform de afspraken gebouwd wordt.

Een pragmatische benadering van verandering

In de volgende figuur wordt de relatie gelegd tussen deze processen en de veranderfunctie: met het proces Bedrijfsbesturing geeft de organisatie richting aan veranderingen en stelt ze de gewenste doelen en kaders vast. In het process Uitvoeren van veranderactiviteiten wordt de verandering doorgevoerd en de organisatie (her)ingericht. De figuur laat zien welke producten en diensten de architectuurprocessen leveren om te sturen op de optimale bedrijfsinrichting.

Zoals architectuurprocessen hierboven worden beschreven zou je de indruk kunnen krijgen dat het groots en meeslepend moet, maar bij al deze processen speelt pragmatiek een grote rol. We modelleren alleen wat nodig is voor het onderhanden vraagstuk. En gebruiken de kennis van alle stakeholders als input voor modellen en om haalbaarheid en acceptatie van een oplossingsrichting te toetsen. Dit situatiespecifiek toepassen van architectuur is waar de competenties en praktijkervaring van een architect belangrijk worden. Meer over deze aspecten in het volgende blog!

Next up: What? Competitive by Enterprise architecture

Wat draagt een architect mee in het 'koffertje'? Wat maakt vakmanschap zo belangrijk?