In 5 stappen een datastrategie ontwikkelen voor een drinkwaterbedrijf

Data is een cruciale asset van elke organisatie. Organisaties doen veel moeite om hun menselijke en financiële assets goed te managen. Maar wat doe je als organisatie om echt grip te hebben op data? Organisaties van morgen, weten hun data goed te benutten. Dit begint bij het ontwikkelen van een datastrategie. Dit is essentieel om in te spelen op ontwikkelingen in de markt, richting en ambities te bepalen, en inrichting te geven aan activiteiten om waarde uit data te halen. In deze blog nemen we je mee in de 5 stappen om te komen tot een datastrategie. Dit doen we aan de hand van een concreet voorbeeld van een Nederlands drinkwaterbedrijf.

Het Nederlandse drinkwaterbedrijf is verantwoordelijk voor het leveren van betrouwbaar drinkwater aan alle huishoudens en instellingen in één van de provincies. Met de kracht van data willen ze de bedrijfsvoering verbeteren en betere beslissingen kunnen nemen. Tegelijkertijd worden ze geconfronteerd met tal van uitdagingen en risico's. Denk bijvoorbeeld aan klimaatverandering, wat leidt tot andere verbruikspatronen en tot zorgen waardoor drinkwaterbronnen onder druk komen te staan vanwege droogte en verzilting. De juiste data om o.a. voorspellingen uit te voeren is hiervoor cruciaal. Om de weg naar de toekomst scherp te stellen, is er afgeleid van de bedrijfsstrategie een datastrategie opgesteld.

Waarom data managen?

Het bestaansrecht van een drinkwaterbedrijf is om onder alle omstandigheden 24/7 betrouwbaar drinkwater aan klanten te kunnen leveren. Om dit te bewerkstelligen, zijn een aantal cruciale middelen nodig. De organisatie moet beschikken over de juiste mensen met kennis, kunde en vaardigheden. Fysieke drinkwater assets, zoals pompstations en leidingen. Informatietechnologie om applicaties op te laten draaien en met elkaar te laten praten. Financiële middelen om mensen te betalen en assets te onderhouden. Om deze cruciale assets te management zijn er speciale afdelingen en functies voor mensen (HR), fysieke drinkwater assets (asset management), technologie (IT) en geld (financiën). Daarnaast is er nog een cruciaal bedrijfsmiddel nodig om drinkwater te kunnen leveren, namelijk data. Zonder data weten we bijvoorbeeld maar heel beperk waar de leidingen precies liggen, wie de klanten zijn en of ze hebben betaald. Zonder data wordt er geen druppel drinkwater geleverd aan de klant. Daarom is het van enorm belang dat data net zo wordt gemanaged als de andere bedrijfsmiddelen. Als we data managen zijn we ook in staat om data veel vaker, beter en slimmer te benutten. Laten we kijken welke stappen nodig zijn om data te managen en te komen tot een datastrategie.

Stap 1. Identificeer datadoelen en uitgangspunten

Wat willen we bereiken? De eerste stap is het opstellen van datadoelen, deze zijn afgeleid van de bestaande bedrijfsstrategie. Het drinkwaterbedrijf heeft een datadoelenboom opgesteld, waarin de missie, speerpunten, organisatiedoelen (wat wil het drinkwaterbedrijf bereiken) vertaald zijn naar concrete datadoelstellingen (wat wil het drinkwaterbedrijf bereiken op het gebied van data). Bijvoorbeeld de datadoelstelling, “eind 2025 vertrouwen wij volledig op de kwaliteit van onze data.”

Vervolgens is er gekeken naar wat nodig is om de doelstellingen te realiseren en zijn er richtinggevende uitgangspunten geformuleerd (de spelregels en vangrails). Bijvoorbeeld, “we hebben in kaart wie onze interne en externe data-afnemers zijn”. In diverse workshops zijn de implicaties met elkaar helder gemaakt. Voor het drinkwaterbedrijf betekent dit veel duidelijker wat er moet gebeuren en waarom. In de toekomst kunnen de datadoelen en uitgangspunten verder worden aangescherpt.

Stap 2. In kaart brengen van interne en externe data-afnemers en hun verschillende behoeftes

Wat hebben we nodig om onze datadoelstellingen en uitgangspunten te realiseren? Het drinkwaterbedrijf heeft heel veel data of kan data overal verrijken. Maar waar begin je. Het is belangrijk om te weten wie de afnemers zijn van data. In stap 2 maken we dit scherp. Dit kunnen interne data-afnemers (medewerkers) en externe data-afnemers (overheden of huishoudens). Vervolgens wil je weten wat de behoeftes zijn. Huishoudens kunnen behoefte hebben aan inzicht in hun waterverbruik en besparingsmogelijkheden. Dit inzicht gebruik je om te bepalen welke data je nodig hebt en een inschatting te maken van de beschikbaarheid en kwaliteit van deze data.

De behoefte van afnemers maken we concreet en bakenen we af door ‘data use cases’ op te stellen. Met elke data use case wordt een stukje waarde gecreëerd en daarmee een deel(tje) van de doelstellingen uit de doelenboom gerealiseerd. Deze manier van werken past bij de context van het drinkwaterbedrijf, waarin men nog in de beginfase zit van datagedreven werken. We ontwikkelen stap-voor-stap waardoor er geen grote investeringen direct noodzakelijk zijn. De toegevoegde waarde wordt heel tastbaar, door met een concrete businessvraag aan de slag te gaan. Door de use case goed af te bakenen, is de kans op succesvolle realisatie veel groter omdat de gekozen scope past bij de beschikbare kennis en competenties.

Stap 3. Bepalen van benodigde data-activiteiten, datarollen en technologie

Om invulling te geven aan use cases en er waarde uit te kunnen halen, is het van cruciaal belang dat er continu en structureel datamanagement en -analyse activiteiten worden uitgevoerd. Datamanagement gaat over het onderhouden, actualiseren, beheren en beveiligen van data. Bij het uitvoeren van data-analyse wordt ruwe data omgezet naar nuttige informatie en kennis. Om continu data-activiteiten uit te voeren zijn aantal datarollen nodig. Voor het drinkwaterbedrijf hebben wij geadviseerd om snel te starten met 5 kernrollen. De 5 rollen zijn: Chief Data Officer (CDO), datasteward, data-analist, data-eigenaar en proceseigenaar. De Chief Data Officer (CDO) ziet toe op de realisatie van de datastrategie, bewaakt beleid en uitgangspunten. De data steward is de spin in het web en zorgt dat er beweging komt in het uitvoeren van data-activiteiten. Neemt de organisatie mee op sleeptouw. De data-analist analyseert de data en vertaalt dit naar praktische inzichten en verbetervoorstellen. De data-eigenaar is eindverantwoordelijk voor de data, borgt de kwaliteit, toegankelijkheid en beschikbaarheid van data. De proceseigenaar specificeert en stelt eisen aan data om bedrijfsprocessen succesvol te kunnen uitvoeren. De datarollen zijn geïntroduceerd als een groeimodel om de organisatie te laten groeien in volwassenheid. Enkele datarollen werden impliciet al ingevuld, door medewerkers die veel met data werken en het belang van goede data inzien. Door hen ook expliciet de rol toe te kennen, krijgen zij ook echt de tijd en waardering voor deze taken en kunnen zij hun competenties verder ontwikkelen. Om data te verzamelen, datamanagement en -analyse activiteiten continu uit te voeren zijn applicaties en technologie een belangrijk hulpmiddel. Voor de drinkwater casus ligt het zwaartepunt vooral op organisatie en processen.

Stap 4. Vastellen van noodzakelijke competenties, gedrag en kennis

Datagedreven werken is voor een groot deel een gedrags- en cultuurverandering. Een groeimodel laat zien wat de benodigde kennis, competenties en gedrag per medewerkersgroep zijn om datagedreven te kunnen werken. Dit betekent klein beginnen en stap-voor-stap groeien. Inspanningen moeten passen bij de toegevoegde waarde en aansluiten bij de dagelijkse praktijk. Het drinkwaterbedrijf heeft gekozen voor een groeimodel waarin datastewards als spin in het web, de rest van de organisatie op sleeptouw neemt. In een datagedreven organisatie, van directeur tot monteur, weet namelijk iedereen data goed te benutten. Daarnaast is bewustzijn creëren erg belangrijk. Het opstellen van de datastrategie heeft bij veel betrokken in het drinkwaterbedrijf het bewustzijn en ambitie voor datagedreven werken reeds versterkt. Dit traject kan dan ook worden gezien als een eerste stap in de beweging richting meer datagedreven gedrag.

Stap 5. Opstellen roadmap en periodiek herijken

De 4 stappen zoals hierboven beschreven zijn uitgewerkt en geplot op een roadmap om de datastrategie ook echt te kunnen gaan realiseren. Voor het drinkwaterbedrijf is de roadmap opgeknipt in drie fases:

1. Startfase, de minimale zaken om écht te beginnen. Het beleggen en trainen van datarollen. Het opstellen en starten van de eerste use cases.
2. Groeifase, uitvoeren van activiteiten en realiseren van eerste resultaten.
3. Doorontwikkelingsfase, data inzetten en managen als cruciaal bedrijfsmiddel.

De weg naar datagedrevenheid is een continu groeiproces, dit betekent dat activiteiten periodiek kunnen worden herijkt.

De 5 stappen geven richting en inrichting aan het ontwikkelen van een datastrategie om waarde uit data te halen. De casus van het drinkwaterbedrijf is een manier om dit te doen. De aanpak dient afgestemd te worden op de organisatie. Wij hebben veel ervaring, voorbeelden en best practices die we kunnen inzetten om jouw organisatie succesvol op weg te helpen en gedurende de reis te begeleiden.

Wil je meer weten over hoe Novius dit aanpakt? Of wil je eens sparren over een toegespitste aanpak voor jouw organisatie? Neem dan gerust contact op! Pim Roessink, Principal Business Consultant, 06 51 83 21 80