No. 1 van 6 – Uitdagende organisatieverandering? Maak eens geen plan, leg de puzzel…

Organisaties zijn altijd bezig met veranderen. Vaak is de precieze uitdaging of het onderliggende probleem voor de verandering bij de start niet geheel duidelijk.

Neem bijvoorbeeld een manager die de opdracht heeft gekregen om ‘klantgericht te digitaliseren’. Een prachtige klus, die dan ook met veel enthousiasme wordt aangenomen. We kunnen beginnen!

Na de fase waarin het team wordt samengesteld en de visie of ideeën van het managementteam over klanten en digitaliseren worden gedeeld, begint de actie. Iemand roept: ‘we moeten een plan hebben’! En vervolgens worden er een paar weken tot maanden gespendeerd aan het maken van een plan. Het is een prachtig stuk. Het team is trots. Met goede moed en veel enthousiasme trekt men de organisatie in.

De praktijk blijkt weerbarstig. Er is weerstand tegen ‘weer een plan’. ‘Dit hebben we al eens gedaan’, ‘dit is niet haalbaar’, ‘ik kan dit er niet bij hebben’. Een domper voor het enthousiaste team. We gaan nadenken over hoe we de weerstand kunnen breken, want we moeten immers klantgericht digitaliseren. Daar ligt de toekomst, daar zijn we inmiddels van overtuigd. Waarom vindt de rest van het bedrijf dit blijkbaar niet of minder? Gangbare theorieën over organisatieverandering worden erbij gehaald. ‘Unfreeze – Change – Refreeze’, roept iemand! ‘Urgentie creëren’, roept iemand anders. Maar: de mensen die weerstand bieden hebben gelijk.

Grote delen van de ‘nieuwe’ informatie in het plan zijn al ergens in de organisatie beschikbaar. Soms zit het in de hoofden van mensen, maar vaak staat het zelfs al op papier. Regelmatig zijn er ook al acties uitgevoerd, hoewel deze slechts gedeeltelijk succesvol waren. Ook liggen er al ergens versies of onderdelen van een doelarchitectuur of operating model.

Er is dan ook geen geheel nieuw plan nodig. We zoeken een slimme verzameling en samenvoeging van al deze bestaande puzzelstukken. Het is dan ook goed om als team te starten met het inventariseren van bestaand materiaal en ideeën. Vervolgens kan de puzzel worden gelegd. In de praktijk blijkt dan dat er nog een aantal puzzelstukken missen. Deze kan het team dan zelf opstellen, samen met betrokkenen uit de organisatie. Het eindresultaat is één samenhangende roadmap, die kan rekenen op een groot draagvlak binnen de organisatie. Het leggen van zo’n puzzel is moeilijk. Uit een onderzoek van SIOO uit 2016 onder managers blijkt dat 55% van de veranderingen in organisaties niet goed worden doordacht. Interessant hierbij is dat verschillende type veranderingen anders worden beoordeeld met betrekking tot de mate waarin zij hun beoogde doelen halen. Zo vindt 75% dat strategieveranderingen succesvol worden gerealiseerd, terwijl 67% van de nieuwe IT-systeem invoeringen niet de beoogde doelen bereikt. 33 % van de cultuurverandering bereikt de beoogde doelen niet, en nog eens 33% slechts gedeeltelijk.

Wat zegt ons dit? Veel veranderopdrachten van het type ‘klantgericht digitaliseren’ bevatten onderdelen van alle bovenstaande componenten. De kans op het (deels) niet bereiken van de doelen wordt daarmee groter. Om succesvol te zijn, is het voor dit type complexe verandering dus extra belangrijk om grip te krijgen op de totale puzzel. Wat is er al, wat mist er nog? Dit overzicht krijg je alleen door de organisatie te betrekken.

Vanuit dit overzicht kun je komen tot de breed gedragen roadmap, waarop alle verschillende activiteiten voor alle verschillende disciplines voor het thema ‘klantgericht digitaliseren’ staan weergegeven. Dit betekent dat de puzzel moet worden gelegd:

  1.  Inventariseer het geheel aan benodigde inhoud. Hoe ziet de puzzel eruit als die af is.
  2. Bedenk niet zelf al deze inhoud. Verzamel wat er is en betrek experts en de organisatie als er iets mist.
  3. Focus de aandacht van het veranderteam op het leggen van de puzzel. Besteed extra aandacht aan hoe de stukjes in elkaar passen. 100 losse stukjes maken nog geen puzzel.
  4. Kijk regelmatig naar het geheel, in plaats van enkel in te zoomen op de losse stukjes.
  5. Besteed veel aandacht aan het samen leggen van de puzzel met alle betrokkenen in de organisatie.

Ik hou niet van legpuzzels, maar het oplossen van deze organisatiepuzzels is wat ik dagelijks met veel plezier doe! Wil je samen met mij een keer naar jouw puzzel kijken? Stuur een bericht en ik neem contact met je op.

Pim Roessink, Senior Business Consultant bij Adviesgroep Novius

Je kunt contact met mij opnemen via: proessink@novius.nl of via 06-51832180. Of anders via het secretariaat van Novius via: 0343 76 00 76.

Hoe snel en langzaam denken mij helpt
No. 2 van 6 – Business- en operating model: Een onafscheidelijk duo voor succesvolle digitale transformatie

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Fill out this field
Fill out this field
Geef een geldig e-mailadres op.

Menu