Grip op digitale transformatie bij waterschappen

Waterschappen veranderen en digitaliseren in hoog tempo. Het toepassen van nieuwe technologie, datagedreven werken, co-creatie, het bieden van transparantie en het toetreden van nieuwe spelers op de watermarkt is slechts een greep uit ontwikkelingen die nu spelen. Daarnaast werken waterschappen steeds meer samen in ketens en deze ketenprocessen zullen in de toekomst verregaand geautomatiseerd, geïntegreerd en gedigitaliseerd zijn. Deze ontwikkelingen, veelal gevat onder de term digitale transformatie (DT), hebben impact op alle taken van een waterschap: afvalwaterzuivering, watersysteembeheer, waterkeringen, regulatie maar ook bedrijfsvoering en HRM.

De meeste waterschappen hebben een programma of een werkgroep Digitale Transformatie waarin grote aantallen DT initiatieven worden bedacht: 100 tot 150 initiatieven zijn geen uitzondering. Op zich een goede ontwikkeling, maar het is vrijwel onmogelijk om al deze initiatieven gelijktijdig te implementeren. Ook zie ik dat de DT initiatieven veelal afzonderlijk en vanuit een technische invalshoek worden aangevlogen terwijl de initiatieven elkaar zouden moeten versterken en DT de gehele organisatie raakt!
Kortom, waterschappen worstelen met het bepalen van de impact van DT op hun gehele organisatie. Hoe hou je overzicht over de initiatieven, hoe beoordeel en prioriteer je deze en hoe zorg je dat je ze optimaal faciliteert en ze elkaar niet tegenwerken?

Waterschappen hebben een duidelijk richtpunt voor de langere termijn nodig om te borgen dat te nemen korte termijn beslissingen bijdragen aan de beoogde lange termijn ambities. Er worden naar mijn mening te veel DT initiatieven opgestart terwijl deze onvoldoende zijn getoetst op hun onderlinge afhankelijkheden, synergievoordelen met bestaande veranderinitiatieven niet bekend zijn en de bijdrage aan de lange termijn doelstellingen niet is meegenomen in de prioritering. Dit resulteert o.a. in initiatieven die elkaar tegenwerken, een te technische benadering, een suboptimale besteding van mensen & middelen en een te lange doorlooptijd.

Haalbare DT roadmap: mix van moeten – willen – kunnen
Een DT roadmap geeft overzicht van waar een waterschap wil staan in deze ontwikkeling op verschillende momenten in de tijd met daaraan gekoppeld de te realiseren veranderingen (strategisch). Deze kunnen als doelen worden opgenomen in de programma’s (tactisch) en daar worden uitgewerkt tot projecten (operationeel).

De noodzakelijke verandering van een waterschap voor de komende jaren is een samenspel van:

  • Veranderingen die opgelegd worden van buitenaf. Denk hierbij aan punten uit het Digikompas, de Omgevingswet en nieuwe wetgeving (moeten);
  • De ambitie zoals bijvoorbeeld verwoord in het Bestuursakkoord en verrijkt met de inspirerende digitale transformatie ideeën en technologische ontwikkelingen uit de omgeving (willen);
  • Zaken als budget, beschikbaarheid van mensen, kennis en middelen en onderlinge afhankelijkheden tussen de verschillende onderdelen uit de ambitie (kunnen).

Novius heeft in de afgelopen 25 jaar een aanpak ontwikkeld om dit proces te faciliteren: Business Transformatie Planning (BTP).

Novius BTP raamwerk
In het Business Transformatie Plan (BTP) vertalen we de strategische- en beleidsdoelen van een organisatie op een logische en gestructureerde wijze naar een project- en veranderportfolio (roadmap). Het BTP is voor bestuur en management een goed stuurmiddel omdat het de te maken keuzes inhoudelijk en in samenhang verantwoordt en inzicht geeft in de omvang, prioriteiten, doorlooptijd en impact van het veranderportfolio.

Het BTP komt tot stand in een aantal stappen:

1. Op basis van de strategie en beleidsdoelen bepalen we de uitgangspunten op vier bedrijfsaspecten en zorgen we dat deze uitgangspunten in samenhang gekozen worden.
2. Op basis van deze uitgangspunten wordt een schets gemaakt van de toekomstige inrichting van de organisatie op de 4 bedrijfsaspecten.
3. De ‘gap’ tussen de gewenste en de huidige situatie leidt tot een aantal actiepunten.
4. De te realiseren actiepunten, bestaande projecten en beschikbaar budget, mensen & middelen bepalen de roadmap voor de komende jaren.

Met het uitwerken van een Business Transformatie Plan bereiken we het volgende:

  • Samenhang tussen strategie, doelarchitectuur en verander(projecten) portfolio;
  • Heldere communicatie over de gemaakte keuzes voor de bedrijfsinrichting;
  • Kort en bondig overzicht van kostenramingen en planning;
  • Basis voor besluitvorming door directieteam en/of verantwoordelijke bestuurders;
  • Goed inzicht in verschil huidige en toekomstige situatie en daardoor een goed beeld van de impact van de verandering en daarmee een helder startpunt voor programma’s en projecten;
  • Basis voor portfoliomanagement, inclusief eventuele heroverwegingen in de toekomst.

Door op een bedrijfsbrede en gestructureerde wijze de DT initiatieven te beoordelen en deze te toetsen op hun bijdrage aan de doelstellingen van het waterschap worden toekomstvaste keuzes gemaakt: zo komen de DT initiatieven die echt iets bijdragen naar boven. Door daar tijd, energie en budgetten in te steken komen de DT initiatieven tot bloei en maakt een waterschap grote stappen in de digitale transformatie.

Jeroen Cloo, partner bij Adviesgroep Novius, momenteel bij diverse waterschappen betrokken bij het concretiseren van hun Digitale Transformatie ambitie.

 

Contactgegevens van Jeroen: jcloo@novius.nl of 06-44563833. Of via het secretariaat van Adviesgroep Novius via 0343 76 00 76.


No. 6 van 6 – Uitgangspunten formuleren – Dé manier om strategie te vertalen naar operatie
De klantfeedbackloop

Geef een reactie

Fill out this field
Fill out this field
Geef een geldig e-mailadres op.

Menu