No. 5 van 6 – Een goede verkenning als basis voor succes

Bij mij thuis is het een terugkerend fenomeen: de selectie van de juiste vakantiebestemming. Dit begint vaak al maanden van tevoren, meestal gedreven door mijn vriendin. Willen we avontuur of ontspanning, ver of dichtbij, luxe of ruig? De eerste opties voelen vaak nog niet helemaal goed. Rationeel valt dit niet te verklaren, want alle vinkjes kunnen worden gezet. Wat willen we nu echt? En kunnen we eigenlijk wel weg? Waar moet de kat heen, we hebben ook net een huis gekocht, we spreken de taal niet… En eerlijk, ik geef mijn geld liever uit aan wintersport, dus blijf vaak verzet tonen tegen de exotische zomervakantie waar mijn vriendin mee aankomt. Om samen optimaal te kunnen genieten van een vakantie, is het belangrijk dat je vooraf over deze zaken nadenkt en voorkeuren en ideeën uitspreekt. Mijn ervaring is dat het uitvoeren van een goede Verkenning voorafgaand aan een verandertraject ook bij organisaties belangrijk is. Het is eigenlijk een ‘must’; het vergroot de kans op succes. In deze blog:
  • Leg ik uit wat naar mijn idee een goede Verkenning inhoudt;
  • Geef ik een praktijkvoorbeeld om dit tastbaar te maken;
  • Introduceer ik een template dat je kunt gebruiken bij het uitvoeren jouw Verkenningsfase.

Veel organisaties voelen de hete adem van concurrenten en willen graag snel beginnen of versnellen met veranderen. Dit om de eigen ambities te realiseren en concurrenten voor te blijven. Ná de start komt men complicerende factoren tegen, waaronder weerstand, onbegrip, verborgen belangen of vergelijkbare initiatieven die al een tijd lopen. Vooraf waren deze vaak maar deels bekend. Deze factoren leiden tot frustratie, vertraging en soms zelfs het stopzetten van een verandertraject. Allemaal funest voor de organisatie. Met het uitvoeren van een Verkenningsfase kan dit worden voorkomen. Het betekent vooraf zicht krijgen op de doelstellingen van de benodigde verandering en vooral zicht krijgen op de context waarin deze plaatsvindt. Om dit goed te doen kijk je naar vier niveaus van de verandering én de relatie tussen deze niveaus:

  1. Het ontwerpen van de veranderingDe beoogde verandering ‘aan de oppervlakte’. In het ontwerp wordt de aanleiding, de beoogde doelen, de huidige en gewenste situatie vastgelegd. Dit gebeurt op basis van interviews en analyse van beschikbare documentatie.
  2. Het willen veranderenDe beoogde verandering vanuit de wensen en ambities van verschillende belanghebbenden. Het is belangrijk om te kijken naar de belangrijke stakeholders en hoe zij tegen de benodigde verandering aankijken. Ziet en voelt men de noodzaak en urgentie om te veranderen? Dit is namelijk een belangrijke succesfactor binnen het niveau ‘willen’. Op basis van de inzichten kan er een keuze worden gemaakt voor de aanpak van het verandertraject. Denk hierbij onder andere aan meer top-down of bottom-up, meer expertmatig of klankbord, focus op de IST of de SOLL, mate van detail, focus op inhoud of proces, korte of lange termijn en beheersing of innovatie. Verschillende gradaties zijn mogelijk, het is niet zwart of wit.
  3. Het kunnen veranderenDe ambities afgezet tegen het beschikbare verandervermogen. Heeft de organisatie de competenties en resources (zoals capaciteit, budget en tijd) beschikbaar om de ambities te realiseren?
  4. Het conditioneren van de beoogde verandering De meer ‘onzichtbare’ kant van de beoogde verandering. Hoe onderken je belemmerende structuren, relaties of overtuigingen die een succesvolle realisatie in de weg staan? Dit aspect heeft weer een sterke relatie met het willen en kunnen veranderen.

Het goed uitvoeren van een Verkenningsfase, waarin je deze vier niveaus analyseert, vergroot de kans op een succesvol verandertraject. Daarnaast geeft het input of dit het juiste moment is voor de beoogde verandering: je kunt starten, de verandering anders vorm geven of (voor nu) uitstellen.

Voordat het verandertraject feitelijk start is in de Verkenning al een eerste ontwerp opgesteld met de stakeholders en heeft de organisatie zicht op de verandernoodzaak, de veranderbereidheid (het willen), het benodigd veranderpotentieel (het kunnen) en mogelijke weerstanden. Alle bevindingen worden vervolgens verder uitgewerkt zodat passende acties kunnen worden uitgezet. Natuurlijk kost het tijd om de niveaus ontwerpen, willen, kunnen en conditioneren duidelijk te krijgen. Mijn ervaring is dat het doorgaans twee à drie weken kost om een goed beeld te vormen dat volledig genoeg is om de verandering vorm te kunnen geven. Deze tijdsbesteding wordt dubbel en dwars weer terugverdiend, doordat het traject dat we ingaan een goede ‘fit’ heeft met de organisatie. Hierdoor zullen de uitkomsten ook (beter) geaccepteerd worden en kunnen deze rekenen op een groter draagvlak.

De onderstaande template is een hulpmiddel om gedurende de gehele Verkenningsfase te gebruiken. Het is belangrijk om zoveel mogelijk perspectieven en ideeën te verzamelen, zonder direct een oordeel te vormen. Vervolgens consolideer je de verschillende bevindingen. Bijvoorbeeld: op het gebied van ‘kunnen’ zien we dat specifieke competenties moeten worden ontwikkeld om de ambitie te bereiken. Het totaal over de vier niveaus vormt vervolgens de basis voor je plan van aanpak. In dit plan van aanpak maak je keuzes voor het vervolgtraject die passen bij wat je hebt aangetroffen.

 

Ben jij geïnteresseerd en/of wil je graag advies of even sparren? Neem dan contact met mij op via proessink@novius.nl of 06-51832180. Of anders via het secretariaat van Novius via 0343 76 00 76.

Pim Roessink

Senior Business Consultant bij Adviesgroep Novius

Agile opstellen van enterprise architectuur

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd.

Fill out this field
Fill out this field
Geef een geldig e-mailadres op.

Menu