Aids Fonds

Projecten onder controle dankzij nieuw systeem

Begin 2015 kreeg de Stichting Aids Fonds – STOP AIDS NOW! – Soa Aids Nederland van het Ministerie van Buitenlandse zaken de opdracht om vanaf 1 januari 2016 volgens de internationale IATI-normen over zijn werk te rapporteren. Om dit mogelijk te maken was het van groot belang om informatie over projecten op een meer gestructureerde wijze vast te leggen. Daarom besloot de stichting om een projectmanagementsysteem aan te schaffen. Omdat het Aids Fonds niet over de benodigde kennis en capaciteit beschikt om een pakketselectie uit te voeren werd Adviesgroep Novius ingeschakeld.

Op zoek naar een geschikte oplossing

De werkzaamheden zijn uitgevoerd door een projectgroep die geleid en ondersteund werd door twee adviseurs van Novius (Lars Krewinkel, Business Consultant en Hendrik Stadman Robaard, Partner bij Adviesgroep Novius). Allereerst werden de gebruikswensen nauwkeurig in kaart gebracht, zonder echter te vervallen in details. Door deze aanpak kwam naar voren dat een nieuw systeem niet alleen zou moeten bijdragen aan de gewenste internationale rapportages, maar eveneens moest bijdragen aan de efficiëntie en een beter inzicht in de samenhang in de projectenportfolio. Ook werd de behoefte aan meer uniformiteit in de uitvoering van projecten duidelijk.

Daarna is een lijst van mogelijke leveranciers opgesteld. Zij kregen een verzoek om informatie te leveren over een mogelijke oplossing (Request for Information). Zeven leveranciers leken het dichts bij de gewenste oplossing te komen. De documentatie en presentaties van deze leveranciers zijn door de projectgroep beoordeeld. Daarbij speelden naast de functionele eisen ook vragen als standaardpakket of maatwerk? Cloud of on premise? In- of extern beheer?

Op grond van de ICT-volwassenheid van Aids Fonds en het aanbod in de markt, heeft dit geresulteerd in een standaardpakket in de vorm van een SaaS-oplossing, omdat dit slechts een geringe hoeveelheid kennis voor beheer en onderhoud vereist. De keuze viel op Clarizen, een leverancier uit de Verenigde Staten met locaties in Engeland en Israël.

Implementatie van het systeem

Tijdens de implementatie is er door Novius voortdurend overlegd met de interne projectgroep en de externe leverancier om ervoor te zorgen dat alle eisen en wensen zo goed en snel mogelijk werden gerealiseerd. De interne projectgroep heeft, door de kennis en kunde opgedaan in de eerste fase, veel van deze werkzaamheden zelf kunnen uitvoeren. Hierbij zijn er volgens de opdrachtgever opvallend weinig zaken anders verlopen dan verwacht.

Opdrachtgever Dick Ernste, Manager Finance, Beheer & Services: “Vooraf hadden we gedacht dat zo’n groot ICT-project moeizaam zou verlopen en mogelijk op weerstanden zou stuiten. Maar zowel met de selectie als de implementatie zijn we goed door het proces heen geloodst en werd er meegedacht. We hebben een enthousiaste projectgroep opgezet en we hebben zonder grote problemen het juiste resultaat gehaald.”

Bij de keuze van de leverancier speelde de vraag of de afstand tot de leverancier een groot risico zou opleveren. Dick Ernste: “Ondanks de geografisch grote afstand tot de leverancier heb ik het idee dat er erg goed werk is geleverd. Ik ben zeer tevreden. Zeker ook omdat het project binnen de begrote uren is gebleven. Alles is boven verwachting goed verlopen. De IATI-rapportage is op tijd en binnen budget en scope opgeleverd en dat was ons eerste doel. Vanuit de organisatie is de scope vervolgens verder gegroeid. Deze groei is vooral vanuit de inhoud ontstaan. Aangezien het vanuit de inhoud nodig werd geacht (product excellence), is besloten om het groter worden van de scope toe te staan. Qua drukte en aanpak is een en ander uiteindelijk wat meer uitgespreid, maar ik heb zeker niet het idee dat er een oneindig IT-project ontstaan is.”

Het resultaat

Inmiddels zijn er al meer dan 200 projecten toegevoegd en werken alle getrainde afdelingen met het systeem. Ook dit is volgens de opdrachtgever boven verwachting: “We zijn heel ver gekomen. Hetgeen we wilden halen, hebben we ook gehaald. We hebben nagenoeg geen problemen ondervonden.” De komende tijd staat een verdere uitrol van het systeem op de planning met als uiteindelijk resultaat: een volledig geïntegreerd projectmanagementsysteem dat organisatiebreed wordt gebruikt.

Het project is volgens Ernste ook een mooi leertraject geweest. “We hebben heel veel geleerd, onder andere hoe een dergelijk proces moet verlopen. Het heeft ons ook zekerder gemaakt over ons vermogen een dergelijk groot project goed te kunnen uitvoeren. Ook de projectleden hebben veel geleerd, we gaan nu meer gestructureerd te werk. Er is naast de capaciteit nog iets extra’s geleverd, kennis en kunde! Daarnaast werd de projectgroep door de projectleden ook nog eens tot “de leukste projectgroep ooit” bekroond. Ik zou in het vervolg zeker weer voor Novius kiezen.”

Door: Lars Krewinkel, Business Consultant – Adviesgroep Novius
Menu